DPS Afterschool Lottery Process FAQs

Welcome to the Frequently Asked Questions (FAQ) page for the Durham Public Schools (DPS) Afterschool Lottery Process. Here, you'll find answers to common inquiries about how the lottery system works, eligibility criteria, application procedures, and more. Whether you're a parent, guardian, or community member, this resource aims to provide clarity and guidance on navigating the lottery process for afterschool programs within DPS. If you have a question that isn't addressed here, please don't hesitate to reach out to us for assistance. We're here to help make the process as smooth and transparent as possible for you and your family.

(Versión en español disponible debajo de la sección en inglés.)

Q: My child is currently in afterschool. Do I need to apply for the lottery, or should I register in Procare/Schoolcare Works?
A: Yes, you must apply for a seat through the lottery. This year, a lottery system will be implemented to give families equitable access to DPS afterschool programs. All families who wish to participate in DPS’s afterschool program must apply via the SchoolMint website.

Q: When does the lottery open?
A: The lottery window opens March 18 at 8:00 a.m. and closes on April 19 at 5:00 p.m.

Q: If I apply through the lottery, am I guaranteed a seat?
A: Applying in the lottery does not confirm your placement in afterschool for the upcoming school year.

Q: If I’m accepted through the lottery, what do I do next?
A: You may accept your seat and complete registration via Procare/Schoolcare Works beginning May 6 at 8:00 a.m. to May 17 at 5:00 p.m.

Q: I registered my child for the DPS Magnet/CTE Lottery using the SchoolMint website. Do I need to create a new account?
A: No, you will be able to apply using the same credentials and complete the Afterschool Lottery Application.

Q: What happens if I do not apply during the March 18 – April 19 Afterschool Application
Lottery window?
A: Families may register for afterschool directly in Procare/Schoolcare Works via www.dpsnc.net/afterschool beginning June 3 for any remaining seats.

Q: If my child is on the waitlist for another school or has a transfer pending, which afterschool program do I apply for?
A: Families should enter the lottery for the school their child will attend in the 2024-25 school year. We understand that families are awaiting confirmation from the Office of Student Assignment about pending transfers and selection from waitlists. If you have not received confirmation from Student Assignment, you should apply for the afterschool program at the school your child is assigned to for the 2024-25 school year.

Q: My child was selected from a waitlist or granted a transfer to a different school. Will my child’s seat in afterschool be honored at their new school?
A: If you have been granted a seat at a different school or receive a transfer, you will need to contact Community Education. Enrollment to the new school/program will be granted if seats are still available. The fees paid will be transferred to the new school/program. If there are no seats, the student will be added to the priority waitlist if they already registered and received a seat in one of our programs.

Q: I have more than one child. Do I have to submit a lottery application for each child?
A: Yes, you must apply for each child attending the afterschool program. You may link siblings within the SchoolMint portal before submitting your applications for your children.

Q: Do I have to pay when I apply for the afterschool lottery?
A: No, you do not need to pay when you apply for the lottery. You will only need to pay if you have been granted a seat and once you complete your registration in Procare/Schoolcare Works. Registration occurs after you have been notified of your placement in an afterschool program.

Q: If I apply for the lottery on the first day, will my child have a better chance of getting in the afterschool program at our school?
A: No, students are selected from the lottery at random. This ensures all families have equal access to the program.

Q: My child received an afterschool lottery seat. What happens if I miss the deadline to register in Procare/Schoolcare Works and accept my seat?
A: Families must log in to the Procare/Schoolcare Works system from May 6 at 8:00 a.m. through May 17 at 5:00 p.m. to accept their afterschool lottery seat and complete registration for their child. If families miss the deadline, you must wait to register for any remaining seats beginning June 3 via Procare/Schoolcare Works.

Q: How long will I remain on the waitlist?
A: Our goal is to remove students from the waitlist as soon as possible, contingent upon staffing. Once additional staff have been hired for your designated program, waitlisted families will be contacted.

Q: If I currently have a past due tuition balance, can I still apply for the lottery?
A: All families regardless of current Community Education balances can apply for the lottery. However, all accounts must be current to register and pay in Procare/Schoolcare Works for the upcoming school year.

Q: After I apply for the afterschool lottery and receive a seat, does that automatically register my child?
A: No, families must log into Procare/Schoolcare Works from May 6 at 8:00 a.m. through May 17 at 5:00 p.m. to accept their lottery seat and register their child.

Q: My child currently attends a DPS afterschool program. Will my child’s name automatically be placed in the lottery for the upcoming school year?
A: There are no automatic placements in the lottery. All elementary families must apply in SchoolMint to access afterschool programs for the 2024-25 school year. If you do not apply in the lottery, you may register for afterschool directly in Procare/Schoolcare Works via www.dpsnc.net/afterschool beginning June 3 for any remaining seats.

Q: Will the lottery apply to before school and/or middle school programs?
A: No, the lottery only applies to elementary afterschool programs. Families can register for before school and middle school programs beginning June 3.

Preguntas frecuentes sobre el Proceso de Lotería para Programas Después de la Escuela de DPS

¡Bienvenido a la página de Preguntas Frecuentes (FAQ) para el Proceso de Lotería de las Escuelas Públicas de Durham (DPS) para Programas Después de la Escuela! Aquí encontrarás respuestas a preguntas comunes sobre cómo funciona el sistema de lotería, los criterios de elegibilidad, los procedimientos de solicitud y más. Ya seas padre, tutor o miembro de la comunidad, este recurso tiene como objetivo proporcionar claridad y orientación sobre cómo navegar por el proceso de lotería para los programas después de la escuela dentro de DPS. Si tienes alguna pregunta que no se aborde aquí, no dudes en contactarnos para obtener ayuda. Estamos aquí para ayudarte a que el proceso sea lo más fluido y transparente posible para ti y tu familia.

P: Mi hijo está actualmente en el programa extracurricular. ¿Necesito aplicar para la lotería, o debo registrarme en Procare/Schoolcare Works?
R: Sí, usted debe solicitar un cupo a través de la lotería. Este año, se implementará un sistema de lotería para dar a las familias un acceso equitativo a los programas extracurriculares de DPS. Todas las familias que deseen participar en el programa extracurricular de DPS deberán presentar su solicitud a través del página de internet SchoolMint.

P: ¿Cuándo se abre la lotería?
R: El periodo de lotería abre el 18 de marzo a las 8:00 a.m. y cierra el 19 de abril a las 5:00 p.m.

P: Si me inscribo en la lotería, ¿tengo garantizada una plaza?
R: Aplicar en la lotería no confirma su ubicación en el programa extracurricular para el próximo año escolar.

P: Si me aceptan a través de la lotería, ¿qué hago a continuación?
R: Puede aceptar su cupo y completar la inscripción a través de Procare/Schoolcare Works a partir del 6 de mayo a las 8:00 a.m. hasta el 17 de mayo a las 5:00 p.m.

P: Inscribí a mi hijo para la Lotería Magnet/CTE de DPS usando el sitio web SchoolMint. ¿Necesito crear una cuenta nueva?
R: No, usted podrá aplicar usando las mismas credenciales y completar la Solicitud de la Lotería Extracurricular.

P: ¿Qué pasa si no me inscribo durante el período de lotería del 18 de marzo al 19 de abril?
R: Las familias pueden inscribirse para después de clases directamente en Procare/Schoolcare Works, a través de www.dpsnc.net/afterschool a partir del 3 de junio para cualquier cupo restante.

P: Si mi hijo está en la lista de espera de otra escuela o tiene una transferencia pendiente, ¿a qué programa extraescolar debo inscribirme?
R: Las familias deben inscribirse en la lotería para la escuela a la que asistirá su hijo en el año escolar 2024-25. Tenemos entendido que las familias están esperando la confirmación de la Oficina de Asignación de Estudiantes sobre las transferencias pendientes y la selección de las listas de espera. Si no ha recibido confirmación de la Oficina de Asignación de Alumnos, debe solicitar el programa extracurricular en la escuela a la que está asignado su hijo para el año escolar 2024-25.”

P: Mi hijo fue seleccionado de una lista de espera o se le concedió una transferencia a una escuela diferente. ¿Se respetará la plaza de mi hijo en el programa extraescolar de su nueva escuela?
R: Si se le ha otorgado un cupo en una escuela diferente o recibe una transferencia, deberá comunicarse con el departamento de Educación Comunitaria. La inscripción a la nueva escuela o programa será concedida si todavía hay plazas disponibles. Las cuotas pagadas se transferirán a la nueva escuela o 2107 Hillandale Rd. - Durham, NC 27705 – (919) 560-3816/FAX: (919) 560-2177 – www.dpsnc.net/afterschool programa. Si no hay plazas disponibles, el estudiante será añadido a la lista de espera prioritaria si ya se ha inscrito y ha recibido una plaza en uno de nuestros programas.

P: Tengo más de un hijo. ¿Tengo que presentar una solicitud de lotería para cada niño?
R: Sí, debe presentar una solicitud por cada hijo que asista al programa extraescolar. Puede agrupar a los hermanos en el portal SchoolMint antes de presentar las solicitudes para sus hijos.

P: ¿Tengo que pagar cuando solicite la lotería extraescolar?
R: No, no tiene que pagar cuando solicite la lotería. Sólo tendrá que pagar si se le ha concedido una plaza y una vez que complete su inscripción en Procare/Schoolcare Works. La inscripción se produce después de que se le haya notificado su plaza en un programa extraescolar.

P: Si me presento a la lotería el primer día, ¿tendrá mi hijo más posibilidades de entrar en el programa extraescolar de nuestra escuela?
R: No, los estudiantes son seleccionados de la lotería al azar. Esto asegura que todas las familias tengan igual acceso al programa.

P: Mi hijo recibió un asiento de lotería para después de la escuela. ¿Qué pasa si se me vence el plazo para registrarse en Procare/Schoolcare Works y aceptar mi cupo?
R: Las familias deben entrar al sistema Procare/Schoolcare Works desde el 6 de mayo a las 8:00 a.m. hasta el 17 de mayo a las 5:00 p.m. para aceptar su cupo de lotería extracurricular y completar la inscripción de su hijo. Si las familias pierden la fecha límite, usted debe esperar para registrarse para cualquier plaza restante a partir del 3 de junio a través de Procare / Schoolcare Works.

P: ¿Cuánto tiempo permaneceré en la lista de espera?
R: Nuestro objetivo es eliminar a los estudiantes de la lista de espera tan pronto como sea posible, dependiendo de la disponibilidad de personal. Una vez que se haya contratado personal adicional para su programa designado, se contactará a las familias en lista de espera.

P: Si actualmente tengo un saldo de matrícula vencido, ¿puedo solicitar la lotería?
R: Todas las familias, independientemente de los saldos actuales de Educación para la Comunidad, pueden solicitar la lotería. Sin embargo, todas las cuentas deben estar al día para registrarse y pagar en Procare/Schoolcare Works para el próximo año escolar.

P: Después de aplicar para la lotería extracurricular y recibir un cupo, ¿eso automáticamente registra a mi hijo?
R: No, las familias deben entrar a Procare/Schoolcare Works desde el 6 de mayo a las 8:00 a.m. hasta el 17 de mayo a las 5:00 p.m. para aceptar su cupo en la lotería e inscribir a su hijo.

P: Mi hijo asiste actualmente a un programa extracurricular de DPS. ¿Será el nombre de mi hijo automáticamente colocado en la lotería para el próximo año escolar?
R: No hay colocaciones automáticas en la lotería. Todas las familias de primaria deben aplicar en SchoolMint para tener acceso a los programas extracurriculares para el año escolar 2024-25. Si usted no aplica en la lotería, usted puede registrarse para programas extracurriculares directamente en Procare/Schoolcare Works vía www.dpsnc.net/afterschool, comenzando el 3 de junio para cualquier cupo restante.

P: ¿Se aplicará la lotería a los programas de preescolar y/o secundaria?
R: No, la lotería sólo se aplica a los programas extraescolares de primaria. Las familias pueden inscribirse para los programas de preescolar y para la escuela secundaria a partir del 3 de junio.